Documentation services

خدمات مستندسازی و الزامات فناوری اطلاعات

هدف از استفاده از خدمات مستندسازی و الزامات فناوری اطلاعات ثبت اطلاعات کامل تجهیزات نرم افزاری و سخت افزاری واحد فناوری اطلاعات  است. مسئول IT باید برای هر یک از دستگاه رایانه پرونده ای جداگانه تهیه کند. تمام سوابق مرتبط با تعمیر و نگهداری، تعویض و یا ارتقاء رایانه، تغییر کاربر را باید در آن ثبت کرد. در این مستند سازی باید مواردی چون تشکیل پرونده برای هر رایانه، تخصیص کدشناسایی برای آن، ثبت اطلاعات در فرم تجهیزات و شبکه، صدور شناسنامه قابل الصاق طبق فرم شناسنامه هر سیستم، صدور شناسنامه الکترونیکی قابل رویت در سیستم طبق شناسنامه، تحویل رایانه به کاربر، فرم رسید ثبت تعویض قطعات یا ارتقا سیستم، ثبت نقص و تعمیرات سیستم، ثبت درخواست بازدید تجهیزات رایانه و شبکه به دلیل نقص شبکه یا نقص نرم افزار و یا نقص سخت افزاری درج شود.

موارد قابل مستندسازی

در ادامه مراحل مستندسازی باید دستورالعمل های جداگانه ای برای مواردی چون شبکه، بررسی دوره ای رایانه، دوربین مداربسته، تعمیر و نگهداری چاپگرها، خروج تجهیزات از شرکت، ارسال تجهیزات رایانه به انبار فناوری اطلاعات، مدیریت سرور اختصاصی برون سازمانی، تعمیر و نگهداری شبکه داخلی و اینترنت، بررسی اتصالات شبکه و تجهیزات، بکاپ گیری و تهیه فایل پشتیبان، گزارش عملکرد سه ماهه، تسویه حساب کاربران، خرید تجهیزات، اسناد برون سازمانی، پایش فرآیند نیز انجام شود. برخی از دستورالعمل ها با جزییات بیشتری در توضیحات زیر آورده شده است:

دستورالعمل مدیریت سرور اختصاصی برون سازمانی(وب سایت و ایمیل ها) : با توجه به استانداردهای ISO27001 مدیریت امنیت اطلاعات نگه داشتن فایل ها در فضایی خارج از سازمان باید با رعایت اصول امنیتی انجام شود. برهمین اساس و متناسب با نیاز سازمان انجام مواردی چون سرور اختصاصی برون سازمانی مانند بکاپ گیری اطلاعات مالی و اداری، فایلها و میزبانی وب نیز برعهده هاستینگ می باشد. بروزرسانی وب سایت و سرویس های مربوط به هاست و ایمیل و تمدید قرارداد بر عهده این واحد می باشد.

دستورالعمل تعمیر و نگهداری شبکه داخلی و اینترنت : تمام امور مربوط به شبکه بر عهده واحد فناوری اطلاعات است این واحد باید هر روز کلیه تجهیزات شبکه مانند سرورها، رک، تجهیزات درون رک  و اتصالات را چک کند. این تجهیزات در اتاق سرور مستقر است. و فقط مسئول IT اجازه ورود را دارد و در صورت نیاز و نبودن، دیگر اشخاص با هماهنگی و تاییدیه کتبی اجازه ورود خواهند داشت.

Documentation services
X